Назад к разделу "Книжная полка и публикации в СМИ"

Умывальников начальник и мочалок командир

(что нужно, чтобы офис-менеджер стал не мойдодыром, а доброй феей компании )

• административная поддержка деятельности офиса: контроль работы секретариата (или так называемых "кофейщиц"), контроль наличия канцелярских товаров, закупка расходных материалов, заказ визиток, решение организационных вопросов (заказ гостиницы, обеды для сотрудников), работа, связанная со структурными изменениями (например, организация переезда в новый офис), общение в внешними инстанциями (например, с пожарной охраной) и т.д. Иногда офис-менеджеру поручают контроль исполнения управленческих решений;
• представительские функции: командировки, прием гостей, организацие деловых встреч, работа с клиентами и т.п.

Требования, предъявляемые отечественными и западными компаниями к кандидатам на должность офис-менеджера 

(по данным Киевского центра подготовки и переподготовки специалистов "Терра")

Должности офис-менеджера и секретаря не всегда совместимы, так как выполнение представительских функций подразумевает частое нахождение офис-менеджера вне офиса, в то время как секретарь обязан практически постоянно находиться у телефона. Поэтому руководителю необходимо расставить акценты в обязанностях офис-менеджера: нужен ли ему работник, который все время находится в офисе, или специалист, который более занят внешней деятельностью.

При не говорящем по-английски руководителе офис-менеджер, как правило, не только ведет англоязычную документацию, но и осуществляет перевод во время переговоров. Так как часто офис-менеджерами становятся бывшие преподаватели иностранного языка, руководитель может использовать методические знания офис-менеджера, поручив ему обучение языку других работников компании.

В небольшой компании, где не так много работы с кадрами, офис-менеджеру можно поручить обязанности менеджера по кадрам. В больших компаниях вряд ли будет эффективным поручать офис-менеджеру обязанности кадровика в полном объеме.

Лучше, если его обязанности будут ограничены простым кадровым делопроизводством. Вопросы подбора персонала не только требуют специальной подготовки, но и отнимают много времени, делая невозможным нормальное выполнение прямых обязанностей офис-менеджера

Очень рискованно поступают руководители, которые хотят, чтобы офис-менеджер совмещал свои обязанности и секретарские с работой бухгалтера. Работа с первичной отчетностью требует внимательности и сосредоточенности, в то время как секретарь то и дело отвлекается на телефонные звонки. Такое совмещение может быть целесообразным только для совсем небольших фирм.

Контингент. Как показывает практика, самыми лучшими офис-менеджерами становятся бывшие преподаватели иностранного языка. Лучше, если такой преподаватель уже имеет опыт работы в бизнесе, так как период адаптации может оказаться слишком драматичным (естественно, трудно после работы на вузовской кафедре принудить себя, например, подавать кофе).

Образование. Определенным свидетельством общего уровня развития кандидата является диплом о высшем образовании. В отечественных компаниях чаще всего требуется просто наличие высшего образования. В западных компаниях - принимается во внимание лишь филологическое, так как в этом случае обязательным требованием является свободное владение иностранным языком (как правило, английским, реже - немецким).

Общие требования. Еще несколько лет назад руководители предпочитали брать на работу молоденьких и привлекательных секретарей.

В последние годы общие требования к претендентам на должность офис-менеджера сильно трансформировались. Офис-менеджер и на сослуживцев, и на людей приходящих должен производить впечатление серьезного, делового человека.

Поэтому сегодня возрастной ценз повысился до 25 лет, а на внешность работодатели обращают все меньше внимания, отдавая предпочтение профессиональным навыкам.

Профессиональные навыки. Офис-менеджер должен обладать практическим опытом работы и почти универсальными познаниями: иностранный язык, устный и письменный русский и украинский, умение обращаться с компьютером (Word, Excel, Internet, e-mail) и оргтехникой, знание делопроизводства, кадровой работы, хотя бы основ бухгалтерии (для понимания общих финансовых вопросов), опыт организации семинаров, встреч, презентаций и пр.

Личные качества. Офис-менеджер - это своеобразный психолог на фирме, который должен улаживать конфликты, а не обострять их.

Поэтому помимо пунктуальности, аккуратности и организованности хороший офис-менеджер должен обладать коммуникабельностью, дипломатичностью, чувством меры и даже интуицией.

Однако руководитель, обдумывающий, какой офис-менеджер ему нужен, скорее всего, не может ориентироваться на идеал, соответствующий всем перечисленным выше требованиям. При большом количестве желающих получит работу офис-менеджера специалисты такого уровня встречаются редко и стоят дорого.

Компания, не имеющая возможности выплачивать соответствующую зарплату, имеет шанс случайно заполучить хорошего офис-менеджера, но не сможет долго удерживать его. Поэтому нужно реально оценить свои возможности и внести занижающие поправки к требованиям.

Исходя из специфики должности (офис-менеджер должен отлично разбираться в организационной структуре компании, знать о сферах влияния руководителей подразделений, чувствовать атмосферу офиса и т.д.) правильнее всего поступают руководители, которые растят такого специалиста внутри компании, чаще всего в этом случае офис-менеджером становится хорошо себя проявивший секретарь.

Но иногда офис-менеджера берут со стороны.

Если вы не предъявляете слишком высоких требований к претендентам, и обязанности офис-менеджера на вашей фирме будут более соответствовать секретарским, то поиск специалиста можно организовать самостоятельно (через объявление в газете или информирование знакомых). Однако в таком случае вы, скорее всего, столкнетесь с непрерывным потоком претендентов.

На собеседование с ними, как показывает практика, уходит не один день. Чтобы каким-то образом ограничить количество кандидатов, нужно сделать объявление как можно более обстоятельным. Упомяните о сути бизнеса, например "делопроизводство в строительной компании". Это отпугнет томных девиц, мечтающих о рабочем дне, проходящем за чаепитиями и разговорами.

Можно воспользоваться базой данных кадрового агентства (т.е. агентства по подбору персонала, услуги которого бесплатны для работодателя). В данном случае вы также обеспечите себя бесконечным потоком кандидатов, так как кадровое агентство способно отсеять лишь откровенно неподходящих.

Если вы предъявляете какие-либо особые требования к претендентам и дорожите своим временем, то целесообразнее воспользоваться услугами рекрутингового агентства (т.е. агентства, за услуги которого платит работодатель). В данном случае на собеседование с вами попадут только несколько наиболее соответствующих вашим требованиям кандидатов, возможно, заранее протестированных агентством на знание языка и скорость набора текстов. Стоимость услуг рекрутингового агентства составляет в одних агентствах 18-30% годовой оплаты труда подобранного специалиста, в других - измеряется в абсолютных величинах и соответствует сумме в 1,5 - 2 месячных оклада.

По данным киевских кадровых агентств уровень зарплатных притязаний сегодняшних офис-менеджеров весьма невысок. Рынок сформировался таким образом, что отечественный работодатель может нанять толкового специалиста за 100-200 "удобных единиц". В представительствах зарубежных компаний, а также на предприятиях с иностранными инвестициями зарплата офис-менеджера составляет $300. Такое расхождение в уровне оплаты объясняется разницей в подходе к содержанию данной должности и требованиям к претендентам. В основном более высокую зарплату требуют специалисты с опытом работы и хорошим знанием иностранного.

- Удручают непомерно высокие требования к кандидатам на должность офис-менеджера относительно уровня оплаты. Практически от всех "управляющих офисом" ждут наличия высшего образования ( филфак, ин. яз, реже - технический вуз). Налицо инфляция дипломов.

Толковые и энергичные служащие используют эту должность как очередную ступеньку карьерной лестницы. Возможно, поэтому работодатели устанавливают им невысокие зарплаты. "Это не моя обязанность", - так может реагировать на дополнительные поручения офис-менеджер, раздосадованный несоответствием оценки своего труда объемам работы. Конечно, не стоит позволять обращаться с собой как с Золушкой. Но и такая реакция - не самый хороший способ завоевать уважение. Кстати, о готовности к сверхурочной работе и расширению рамок должностных инструкций сегодня пишут в своих резюме подавляющее большинство претендентов на должность офис-менеджера.

Елена Крамарева, директор компании "Агентство психологии бизнеса" 

- Не всегда руководитель в состоянии четко описать свои требования к претенденту на должность офис-менеджера. Но даже, выбирая из вполне достойных претендентов, едва ли не решающим фактором в решении о приеме на работу является соответствие кандидата общей атмосфере офиса. Поскольку этот критерий трудно четко сформулировать словами, многое будет зависеть от того, как проявит себя кандидат на собеседовании. Опытный менеджер по кадрам или специалист кадрового агентства, давно работающий с компанией, способен на глаз оценить, сработается или нет человек с данным коллективом.

- Главное требование, которое сегодня работодатели предъявляют к специалистам, претендующим на должность офис-менеджера - универсальность. Разноплановые обязанности офис-менеджера предполагают наличие у него многочисленных достоинств: от презентабельной внешности до свободного владения иностранным языком. В последнее время, однако, наблюдаются значительные изменения в требованиях к претендентам на должность офис-менеджера. Если раньше руководители искали на роль помощников преимущественно красивых молодых девушек, то сегодня отдают предпочтение толковым и интеллигентным женщинам средних лет, имеющих опыт работы в бизнесе.

Анна Селюк, консультант кадрового агентства "Персонал" 

- Сейчас работодатели стараются экономить на всем. Поэтому наличие в штатном расписании и должности офис-менеджера, и должности секретаря многими воспринимается как недопустимая роскошь. Я бы сказала, что позиция офис-менеджера уже не столь актуальна, в кадровые агентства поступает все больше заявок на секретарей.

При этом постоянно повышаются требования к претендентам. Скажем, сегодня работодателей интересуют преимущественно кандидаты с высшим образованием и опытом работы. Интересно, что знание иностранного языка становится обязательным требованием даже для работы секретарем на отечественном предприятии.

Работу офис-менеджера практически невозможно ограничить четкими должностными обязанностями, поэтому, устраиваясь на должность офис-менеджера, претендент должен быть готов к тому, что он будет заменять шефу пять-шесть работников, выполняя помимо своих специфических функций работу переводчика, кадровика, бухгалтера, завхоза и т.д.

Должность офис-менеджера может стать хорошим трамплином для дальнейшей карьеры. Непосредственно участвуя во всех административных и производственных процессах компании, умный офис-менеджер способен получить уникальный опыт ведения бизнеса, завязать полезные деловые связи, на основе которых можно организовать даже собственное дело. В случае расширения компании толковый офис-менеджер может получить должность менеджера по персоналу или даже исполнительного директора. Кстати, нередко случается, что офис-менеджер при особых обстоятельствах официально заменяет шефа в его должности.

Фантастический взгляд (но случай из жизни) 

Совсем юная девушка, работавшая офис-менеджером на одном СП, получила должность директора, когда иностранные учредители обнаружили, что их партнер (ее шеф), руководивший бизнесом в Украине, нечист на руку. В срочном поиске замены иностранцы пришли к выводу, что целесообразнее утвердить в этой должности ее как человека, хорошо знающего структуру компании, поставщиков и клиентов, чем обучать всему этому человека со стороны.

Назад к разделу "Книжная полка и публикации в СМИ"